Планування виробництва в Excel - переваги та недоліки

Електронні таблиці вже десятиліттями використовуються для вирішення багатьох завдань управління бізнесом. Завдяки своїй широкій доступності вони використовуються на багатьох виробничих підприємствах, зокрема у відділах виробничого планування. Які переваги та недоліки використання електронних таблиць для планування виробництва? Які існують альтернативи?

Планування виробництва в електронних таблицях – переваги

Excel та інші електронні таблиці використовуються для планування виробництва вже понад 40 років. В Інтернеті є багато недорогих або безкоштовних шаблонів Excel, наприклад, шаблон виробничого планування, що включає основний виробничий графік (MPS), управління запасами або листи управління проектами. В Інтернеті також можна знайти покрокові інструкції про те, як створити такі шаблони самостійно. Які ще особливості електронних таблиць роблять їх настільки популярними у відділах виробничого планування?

Доступність

Найважливішою причиною, чому компанії так часто звертаються до електронних таблиць, є їхня доступність. Microsoft Excel або Google Таблиці є відносно невеликими витратами для компаній. Існують також повністю безкоштовні електронні таблиці, доступні в Інтернеті як частина таких додатків, як OpenOffice або LibreOffice.

Швидке навчання

Ще одним аспектом популярності електронних таблиць є легкість, з якою більшість людей можуть почати працювати з ними. Переважна більшість працівників виробничого планування вже мають певний досвід роботи з електронними таблицями. Як наслідок, нові співробітники можуть швидше приступити до виконання своїх обов'язків, а витрати часу та грошей на навчання є меншими.

Широкодоступні допоміжні матеріали

Оскільки електронні таблиці є однією з найпоширеніших програм у світі, в Інтернеті можна знайти величезну кількість допоміжних матеріалів. Від посібників користувача, наданих розробниками, до цілих форумів і груп, присвячених цій темі.

Співпраця з іншими системами

Дані з Excel або Google Таблиць добре інтегруються з іншими системами, такими як бухгалтерське програмне забезпечення або платформи електронної комерції. Це значно полегшує перенесення даних з однієї системи в іншу. Таким чином, користувачі можуть переносити інформацію з електронної таблиці (зазвичай створюючи файл у форматі CSV) або брати інформацію зі стороннього програмного забезпечення і переносити її в електронну таблицю. Це дозволяє користувачам, наприклад, створювати кастомізовані звіти або діаграми, недоступні в іншому програмному забезпеченні.

Робота в хмарі

У минулому одним із недоліків електронних таблиць було те, що зміни, внесені до таблиць, не ставали автоматично доступними для всіх користувачів. Після внесення змін електронну таблицю доводилося надсилати електронною поштою наступному користувачеві, щоб він міг побачити внесені зміни і додати свої власні. Сьогодні такі рішення, як Google Sheets або Microsoft 365, пропонують доступ до електронних таблиць у хмарі, роблячи їх доступними для кількох користувачів одночасно.

Добре підходить для мікропідприємств

Хоча електронні таблиці більше не є єдиним доступним варіантом для управління бізнесом, вони все ще добре працюють у середовищі мікробізнесу, тобто в компаніях, де працює від 1 до 10 співробітників. Робочі процеси в таких компаніях, як правило, набагато менш інтенсивні та складні.

Планування в електронних таблицях - недоліки

Незважаючи на переваги, планування виробництва за допомогою електронних таблиць має певні недоліки та незручності. Найважливіші з них включають

Ризик людської помилки

Ручне введення даних, яке часто має місце при використанні електронних таблиць, схильне до людських помилок. Дослідження, проведені в академічних центрах, показали, що ризик помилки тісно пов'язаний з розміром електронної таблиці (кількістю рядків). Коли в систему вводиться велика кількість даних, що часто трапляється при плануванні виробництва, помилки (навіть незначні) можуть призвести до серйозних наслідків на виробництві.

Введення даних займає багато часу

У випадку з електронними таблицями необхідність введення великих обсягів даних вимагає значних витрат часу. Якщо перевести це у вартість людино-годин, то електронні таблиці втрачають один з найважливіших аргументів на користь їх використання - низьку ціну.

Низька масштабованість

Зі збільшенням складності та обсягів даних електронні таблиці стають менш інтуїтивно зрозумілими та ергономічними. Низький рівень користувацького досвіду призводить до зростаючого небажання персоналу працювати з додатком. Електронні таблиці також не забезпечують того рівня автоматизації процесів, який необхідний для управління великими виробничими структурами.

Розширені функції вимагають тривалого навчання

Основи роботи з електронними таблицями можна вивчити за кілька днів. Однак, щоб опанувати найсучасніші функції, такі як програмування на VBA (Visual Basic for Applications), потрібні десятки або сотні годин навчання.

Офлайн-версія ускладнює співпрацю

Якщо компанія все ще використовує електронні таблиці традиційним способом, тобто зберігає файли на комп'ютері та обмінюється ними електронною поштою, важко створити ефективний робочий процес. Такий, в якому інформація буде миттєво доступна всім учасникам. Оскільки виробниче планування - це спільний процес, який часто вимагає залучення більшої кількості людей і доступу до інформації, це може виявитися серйозною перешкодою.

Альтернатива електронним таблицям

Недоліки, пов'язані з використанням електронних таблиць у сфері планування виробництва, стали поштовхом для розробки програмного забезпечення, призначеного для цих цілей. Йдеться про комп'ютеризовані системи класу APS (Advanced Planning and Scheduling). Вони дозволяють створювати високооптимізовані виробничі плани за дуже короткий час. Система QGUAR APS PRO дозволяє планувати операції для декількох продуктів і робочих місць одночасно. Створений графік візуалізується за допомогою інтерактивної діаграми Ганта. Авторизований користувач може коригувати його за допомогою перетягування, якщо це необхідно.

На відміну від електронних таблиць, добре побудовані системи APS також інтуїтивно зрозумілі та прості в навігації. Вони автоматизують величезну частку завдань з введення даних, зменшуючи ризик людської помилки. Зараз системи APS доступні на основі підписки. Розподіляючи платежі в часі, відпадає необхідність у великих одноразових витратах з періодом амортизації в кілька років.