Подведены итоги практического семинара для директоров по логистике, проведенного в конце февраля ведущим поставщиком IТ-решений для логистики – компанией Quantum International и ведущим отраслевым журналом «Дистрибуция и логистика»

26 февраля 2009 года в Киеве состоялся первый практический семинар, посвященный комплексному изучению систем управления складом (WMS). Информационными партнерами мероприятия выступили: журнал Logistics, информационно-аналитические порталы: www.trademaster.com.ua и www.L2B.ua.Во время семинара посетители приняли непосредственное участие в работе «склада»…

Оптимизация работы склада

В ходе семинара 45 участников обсуждали вопросы оптимизации бизнес-процессов склада. О том, как привести в порядок бизнес-процессы склада рассказал Валентин МАЕВСКИЙ– сертифицированный REFA тренер, директор «Логистической мастерской» Международного института бизнеса. В ходе своего выступления г-н Маевский раскрыл тему: «зачем, когда и как заниматься бизнес-процессами», предостерегая тех, кто планирует внедрение WMS, удержаться от двух крайностей:

• надеяться на стандартизацию процессов во время внедрения;
• построение максимально подробной модели работы склада в данный момент. Перенесение этой модели в новую организацию.

«Если на складе есть проблемы в организации работ – внедрение WMS возведет их в квадрат», - подчеркнул Валентин Маевский. По мнению эксперта, обязательным условием успешного проекта внедрения WMS является приведение в порядок процессов на складе: их описание и визуализация, а также оптимизация. Основными этапами внедрения процессного подхода к организации работы склада, по словам г-на Маевского, являются:

• определение процессов, карты процессов;
• документирование процессов;
• определение показателей процессов;
• внедрение процессов;
• внедрение мониторинга и измерения процессов;
• внедрение анализа и улучшения процессов.

С какой функции начать оптимизацию бизнес-процессов на складе? Валентин Маевский предлагает последовательно описывать и оптимизировать по две процедуры, связанные между собой:

• брак и инвентаризация;
• прием и размещение;
• внутрискладские перемещения и, собственно, отбор;
• упаковка и отгрузка. Параллельно – второстепенные процессы: сборка наборов и стикеровка, др.

В ходе выступления, г-н Маевский раскрыл основные причины, зачем необходима оптимизация бизнес-процессов склада:

• чрезмерный бюрократизм;
• локализация подразделений;
• иерархическое мышление;
• недостаточный поток информации;
• неточное определение связующих звеньев;
• стратегические цели предприятия не известны;
• непрозрачные, запутанные процессы.

Как побороть «черные дыры» в работе склада?

Так назвал свое выступление консультант по оптимизации бизнес-процессов склада, коммерческий директор Quantum International – Алексей ГЛАДЫШЕВ. Эксперт раскрыл особенности организации работы предприятия, предлагая рассматривать последнее как процесс. Черные дыры, характеризующие результат типичных ошибок в работе склада, г-н Гладышев определили следующим образом. Типичные проблемы приемки товаров «всплывают» при:

• проверке документов и целостности пломбы;
• проверке правильности укладки ТМЦ;
• проверке ТМЦ по количеству и качеству;
• оформлении документов;
• проверке кузова автомобилей и др.

Типичные проблемы при размещении товаров обусловлены:

• доступом к зоне хранения сотрудников других участков склада;
• отсутствием стратегии размещения;
• отсутствием адресного хранения;
• несоблюдением регламента (весогабаритные характеристики товаров, партии, серийные номера, «соседство» несовместимых товаров и т.п.).

Типичные проблемы комплектации заказов и отгрузки:

• пересортица;
• недогруз (отсутствие товара в местах подбора или хранения);
• намеренное «довложение» продукции;
• ошибки в отгрузочных документах;
• недостаточный контроль выезжающего транспорта.

Все перечисленные проблемы наряду со сложностями инвентаризации, управления транспортом в складской зоне, воровством, а также неудовлетворительными условиями работы и недостаточной мотивацией персонала, вызывают необходимость внедрения на предприятии системы управления складом – WMS. Критериями выбора WMS, согласно практическому опыту Алексея Гладышева, являются:

• наличие штата специализированных сотрудников в стране деятельности;
• наличие положительных отзывов клиентов в стране присутствия;
• наличие имиджевых клиентов;
• целевые группы и отрасли реализованных проектов;
• возраст решения и динамика развития системы;
• срок возврата инвестиций;
• адаптируемость и масштабируемость;
• плановые сроки внедрения.

WMS – риски и ошибки.

Подготовка к внедрению – от «AS IS» к «TO BE…». Анализ бизнес-процессов и начало внедрения Андрей ОРЕХОВ, эксперт в области автоматизации предприятия, технический директор компании Lux Logistic Service, поделился опытом внедрения WMS на складе логистического оператора. WMS, по мнению г-на Орехова, - ни что иное, как программа управления складом, предназначенная для автоматизации большинства складских процессов и минимизации возможных ошибок по причине «человеческого фактора». Основная задача WMS, как отметил Андрей Орехов, - актуально поддерживаемое адресное хранение. С применением системы управления складом в любой момент времени можно точно сказать, в какой именно ячейке находится товар с теми или иными свойствами. Однако, продолжая тему предыдущих докладчиков, эксперт подтверждает, что WMS – является лишь инструментом, помогающим улучшить работу склада. Без предварительной подготовки основных бизнес-процессов и «изменения сознания» работников склада внедрение WMS – бессмысленно. Основные факторы рисков при внедрении WMS, по мнению г-на Орехова: - неправильные цели внедрения; - невозможность изменения существующих бизнес-процессов; - некомпетентность рабочей группы. Основные ошибки при внедрении WMS:- бизнес-процессы не описаны и не регламентированы; - отсутствует статистическая информация (некорректные справочники); - отсутствие качественного обмена данными с учетной системой компании.

Быстрая оценка возврата инвестиций (ROI) в комплексный проект внедрения WMS

В завершающей части семинара Андрей ГРИГОРЬЕВ, эксперт по WMS (Украина, Россия, Польша), генеральный директор Quantum International, выступил с докладом на особенно животрепещущую тему в изменившихся экономических условиях. Как рассчитать возврат инвестиций? Кого привлечь к процессу расчета? Какие показатели необходимо учесть при расчете? В качестве базовых данных для расчета ROI г-н Григорьев рекомендует использовать следующие показатели:

Совокупные расходы на автоматизацию склада: - «СИСТЕМА»: совокупная стоимость лицензий WMS, комплексных услуг по внедрению, содержанию системы, операционных издержек консультантов по внедрению. - «ОБОРУДОВАНИЕ»: совокупная стоимость периферийного оборудования, лицензий других производителей, а также других услуг и работ, связанных с приведением в действие инфраструктуры склада к работе с системой. - «ВНЕДРЯТЬ БУДЕМ ВМЕСТЕ»: совокупная стоимость вовлечения персональных ресурсов в процесс автоматизации.

Показатели деятельности складской логистики:

• общие финансовые показатели компании;
• ошибки склада;
• товароматериальные запасы склада;
• занимаемые складские площади;
• складской персонал.

Все перечисленные показатели раскладываются на группы, что дает возможность подсчитать их в денежном измерении.

Показатели эффективности автоматизации склада:

• улучшение качества информации о товароматериальных запасах и их локализации;
• уменьшение товароматериальных запасов на складе;
• редукция складских площадей, эффект уплотнения;
• увеличение производительности труда складского персонала;
• увеличение точности складских операций;
• редукция ошибок;
• уменьшение количества возвратов и штрафов;
• рост продаж.

Если все перечисленные показатели будут корректно рассчитаны и учтены, возврат инвестиций в комплексный проект внедрения WMS, по мнению Андрея Григорьева, будет рассчитан максимально точно. Тогда же будет проще ответить на вопрос «внедрять WMS или не внедрять», а также обосновать высшему руководству компании целесообразность инвестиций в IT-решения для улучшения работы склада.

Как выбрать и подготовить персонал к внедрению WMS

Когда выбрана система управления складом, возникает вопрос: Кто должен быть в команде внедрения? Подписан договор на внедрение: Какова роль каждого члена команды? На этом этапе необходимо формирование команды внедрения, - считает Максим КОВАЛЬЧУК, руководитель группы обучения работе с WMS компании Quantum International. Идеальный состав команды внедрения, по мнению г-на Ковальчука, выглядит так:

• Координатор проекта (5 %)
• Руководитель проекта (50-100 %)
• Функциональные эксперты (20 %)
• Бизнес-аналитики (20 %)
• Системный аналитик (100 %)

*В скобочках приведена степень занятости каждого члена команды в проекте внедрения (% рабочего времени). В ходе семинара Максим Ковальчук рассказал участникам о функциях, роли и требованиях к каждому из членов команды внедрения, а также наиболее подходящих сотрудниках для выполнения каждой из ролей. Формирование команды внедрения WMS состоит из нескольких этапов: ШАГ 1: Среди всех сотрудников определить подходящие кандидатуры. ШАГ 2: Провести оценку занятости каждого «кандидата». ШАГ 3: Если на предприятии не выявлено кандидата на роли Бизнес-аналитика, Системного аналитика, Руководителя проекта, то необходимо выполнить поиск за пределами компании. ШАГ 4: Разработать мотивацию сотрудников за выполнение работ, предусмотренных основными должностными обязанностями. ШАГ 5: Состав команды закрепить приказом руководителя предприятия. Рекомендации от Quantum International по позиции «Руководитель проекта»:

• Не привлекать руководителя проекта внедрения WMS со стороны
• Руководитель проекта должен быть сотрудником, работающим в компании более полугода
• Не менять руководителя проекта после начала проекта без особой надобности
• Руководитель проекта должен быть вовлечен в проект на 50-100 % рабочего времени

Отдельный пункт в ходе обсуждения был посвящен подготовке к обучению работе с WMS, ходу обучения и тестированию уровня подготовки сотрудников склада к работе с WMS. *** Активное участие посетителей семинара в обсуждении, дискуссии и совместный поиск решений определенных задач, возникающих в работе склада, сделали семинар настоящим клубом экспертов в области складской логистики.