Планирование производства в Excel - преимущества и недостатки

Электронные таблицы уже десятилетиями используются для решения многих задач управления бизнесом. Благодаря своей широкой доступности они используются на многих производственных предприятиях, в частности в отделах производственного планирования. Какие преимущества и недостатки использования электронных таблиц для планирования производства? Какие существуют альтернативы?

Планирование производства в электронных таблицах - преимущества

Excel и другие электронные таблицы используются для планирования производства уже более 40 лет. В Интернете есть много недорогих или бесплатных шаблонов Excel, например, шаблон производственного планирования, включающий основной производственный график (MPS), управление запасами или листы управления проектами. В Интернете также можно найти пошаговые инструкции о том, как создать такие шаблоны самостоятельно. Какие еще особенности электронных таблиц делают их столь популярными в отделах производственного планирования?

Доступность

Важнейшей причиной, почему компании так часто обращаются к электронным таблицам, является их доступность. Microsoft Excel или Google Таблицы являются относительно небольшими затратами для компаний. Существуют также полностью бесплатные электронные таблицы, доступные в Интернете как часть таких приложений, как OpenOffice или LibreOffice.

Быстрое обучение

Еще одним аспектом популярности электронных таблиц является легкость, с которой большинство людей могут начать работать с ними. Подавляющее большинство работников производственного планирования уже имеют определенный опыт работы с электронными таблицами. Как следствие, новые сотрудники могут быстрее приступить к выполнению своих обязанностей, а затраты времени и денег на обучение меньше.

Широкодоступные вспомогательные материалы

Поскольку электронные таблицы являются одной из самых распространенных программ в мире, в Интернете можно найти огромное количество вспомогательных материалов. От руководств пользователя, предоставленных разработчиками, до целых форумов и групп, посвященных этой теме.

Сотрудничество с другими системами

Данные из Excel или Google Таблиц хорошо интегрируются с другими системами, такими как бухгалтерское программное обеспечение или платформы электронной коммерции. Это значительно облегчает перенос данных из одной системы в другую. Таким образом, пользователи могут переносить информацию из электронной таблицы (обычно создавая файл в формате CSV) или брать информацию из стороннего программного обеспечения и переносить ее в электронную таблицу. Это позволяет пользователям, например, создавать кастомизированные отчеты или диаграммы, недоступные в другом программном обеспечении.

Работа в облаке

В прошлом одним из недостатков электронных таблиц было то, что изменения, внесенные в таблицы, не становились автоматически доступными для всех пользователей. После внесения изменений электронную таблицу приходилось отправлять по электронной почте следующему пользователю, чтобы он мог увидеть внесенные изменения и добавить свои собственные. Сегодня такие решения, как Google Sheets или Microsoft 365, предлагают доступ к электронным таблицам в облаке, делая их доступными для нескольких пользователей одновременно.

Хорошо подходит для микропредприятий

Хотя электронные таблицы больше не являются единственным доступным вариантом для управления бизнесом, они все еще хорошо работают в среде микробизнеса, то есть в компаниях, где работает от 1 до 10 сотрудников. Рабочие процессы в таких компаниях, как правило, гораздо менее интенсивные и сложные.

Планирование в электронных таблицах - недостатки

Несмотря на преимущества, планирование производства с помощью электронных таблиц имеет определенные недостатки и неудобства. Самые важные из них включают

Риск человеческой ошибки

Ручной ввод данных, который часто имеет место при использовании электронных таблиц, подвержен человеческим ошибкам. Исследования, проведенные в академических центрах, показали, что риск ошибки тесно связан с размером электронной таблицы (количеством строк). Когда в систему вводится большое количество данных, что часто случается при планировании производства, ошибки (даже незначительные) могут привести к серьезным последствиям на производстве.

Ввод данных занимает много времени

В случае с электронными таблицами необходимость ввода больших объемов данных требует значительных временных затрат. Если перевести это в стоимость человеко-часов, то электронные таблицы теряют один из важнейших аргументов в пользу их использования - низкую цену.

Низкая масштабируемость

С увеличением сложности и объемов данных электронные таблицы становятся менее интуитивно понятными и эргономичными. Низкий уровень пользовательского опыта приводит к растущему нежеланию персонала работать с приложением. Электронные таблицы также не обеспечивают того уровня автоматизации процессов, который необходим для управления крупными производственными структурами.

Расширенные функции требуют длительного обучения

Основы работы с электронными таблицами можно изучить за несколько дней. Однако, чтобы освоить самые современные функции, такие как программирование на VBA (Visual Basic for Applications), требуются десятки или сотни часов обучения.

Офлайн-версия затрудняет сотрудничество

Если компания все еще использует электронные таблицы традиционным способом, то есть хранит файлы на компьютере и обменивается ими по электронной почте, трудно создать эффективный рабочий процесс. Такой, в котором информация будет мгновенно доступна всем участникам. Поскольку производственное планирование - это совместный процесс, который часто требует привлечения большего количества людей и доступа к информации, это может оказаться серьезным препятствием.

Альтернатива электронным таблицам

Недостатки, связанные с использованием электронных таблиц в сфере планирования производства, стали толчком для разработки программного обеспечения, предназначенного для этих целей. Речь идет о компьютеризированных системах класса APS (Advanced Planning and Scheduling). Они позволяют создавать высокооптимизированные производственные планы за очень короткое время. Система QGUAR APS PRO позволяет планировать операции для нескольких продуктов и рабочих мест одновременно. Созданный график визуализируется с помощью интерактивной диаграммы Ганта. Авторизованный пользователь может корректировать его с помощью перетаскивания, если это необходимо.

В отличие от электронных таблиц, хорошо построенные системы APS также интуитивно понятны и просты в навигации. Они автоматизируют огромную долю задач по вводу данных, уменьшая риск человеческой ошибки. Сейчас системы APS доступны на основе подписки. Распределяя платежи во времени, отпадает необходимость в больших единовременных затратах с периодом амортизации в несколько лет.