Внедрение систем управления складом (WMS) изначально опиралось на опыт внедрения других систем, например, бухгалтерских. Постепенно опыт накапливался, но, читая публикации по методикам внедрения, нельзя отделаться от впечатления, что количество не спешит перейти в качество. Существует серьезная проблема: старый опыт доминирует над новым.

Случается, что у некоторых членов команды проекта автоматизации нет опыта внедрения больших систем. Под командой понимается как персонал поставщика решения, так и персонал заказчика. Чаще всего это проблема именно заказчика. Директора по логистике, начальники складов в большинстве случаев автоматизируют склад впервые.

Среди представителей IТ-службы есть сотрудники, которые не имеют опыта, а есть специалисты, которые имеют успешный проектный опыт внедрения систем другого класса или соответствующее образование, но это только усугубляет проблему. Дело в том, что специалисты с опытом внедрения постоянно апеллируют к нему либо к специальной литературе, которая не выделяет особенностей именно складских систем. Это может серьезно мешать общему делу.

«Большая Красная Кнопка» Одной из основных помех является методическая установка на запуск системы в эксплуатацию как на событие. Событие – это такой момент времени нулевой протяженности, до которого ничего не было, а потом сразу появилось все. Как будто кто-то щелкнул выключателем и зажегся свет. Все хотят видеть в системах такую «Большую Красную Кнопку». Даже в очень хороших публикациях, в которых говорится о запусках систем без остановки работы склада, авторы все еще рассматривают запуск как событие, в чем можно убедиться, например, по такой цитате: «Специфика этого процесса (ввод системы в эксплуатацию – прим. авт.) заключается в том, что на момент запуска системы в работу в нее должны быть внесены все текущие остатки товара». Уже есть понимание, что ввод в эксплуатацию – это процесс, но запуск все еще рассматривается как момент, то есть – событие. Для лучшего понимания приведем аналогию с лампочками. Лампа накаливания в торшере вспыхивает мгновенно, а вот ртутные лампы на автострадах загораются в течение продолжительного времени, иногда нескольких минут.

Специалисты по электротехнике скажут, что и лампа накаливания не мгновенно загорается, и при ее включении протекают так называемые переходные процессы, хотя и незаметные человеческому глазу, связанные с индуктивностью, емкостью и нелинейностью сопротивления электрической цепи. Так вот, системы управления складом (WMS) тоже обладают большими «индуктивностью» и «емкостью» по сравнению с системами других классов, поэтому переходные процессы в них очень даже заметны. Некоторые не хотят мириться с объективной реальностью, которая не вписывается в их картину мировосприятия, и продолжают искать «Большую Красную Кнопку».

Они считают, что если заранее все описать, все подготовить, выгнать на инвентаризацию все три смены склада, весь офис, всю охрану, экспедиторов и т. д. и т. п., то все-таки у них должно получиться. Если провести аналогию с лампочкой, то образно говоря, они пытаются бороться с переходными процессами путем увеличения напряжения или уменьшения сопротивления. Электротехники знают, чем это чревато: либо лампочка перегорит, либо источник питания, либо провода, да еще и пожар может случиться. Можно ли избежать «пожара»? Рассмотрим, какие основные отличия WMS от других систем создают более длительные переходные процессы, из-за которых запуск WMS нельзя считать событием, a приходится считать его процессом.

Cтепень детализации информации

Первое отличие заключается в том, что WMS описывает в своей базе данных тот же самый товар, что и в базе данных ЕRP (или учетной системы), но с другой точки зрения. Кванты (порции) информации в WMS значительно меньше. То, что в накладной показано всего одной строкой, в WMS может состоять из множества паллет, коробок, штук, каждая из которых имеет свои уникальные идентификаторы, габариты, массу, маркировку, дату производства и другие атрибуты. Каждая из этих единиц хранения имеет еще и собственное местоположение в адресном пространстве склада. Информация поддается автоматической обработке, для этого и служат программные комплексы, но автоматически можно агрегировать информацию, то есть идти от частного к общему, считать суммарное количество, объем, средние величины и т. д. Но, например, разложить общее количество по адресам должен человек. Если мы сначала запустили WMS, а потом ERP, то очень просто сможем загрузить остатки в ЕRP. Для совершения же обратного процесса оператору придется заниматься с каждой единицей хранения.

Подготовительный процесс

Атрибуты (свойства) товара можно разделить на два класса: атрибуты товара и атрибуты хранения (атрибуты запаса). Атрибуты товара – это некоторые свойства, которые присущи любому представителю данного артикула, например, вес одной штуки. Все единицы данного артикула весят одинаково. Атрибуты хранения – это свойства, которые относятся конкретно к данной единице товара, например, дата его прихода. Для чего нам нужно такое разделение атрибутов? Атрибуты товара неизменны (относительно редко изменяются), поэтому их хранят в базе данных в виде справочника товаров, а атрибуты запаса изменяются от единицы к единице, и хранят их в привязке к конкретным единицам. Это позволяет разделить ведение справочника и обработку конкретного товара. Справочники необходимо заполнить.

Оценим, каков объем этой работы. Ассортимент среднего склада торговой сети 10–15 тысяч артикулов. Для каждого артикула необходимо завести код, штрихкоды, короткое и длинное наименование, дерево вложений упаковки (3–4 характеристики), массу, физические габариты и габариты, приведенные к ячейкам склада (вместимости). Получается около 15 значений. Если все данные уже подготовлены, то ввод одной позиции займет около 3 мин., а суммарное время получится 750 человеко-часов, 4,5 месяца работы оператора. И это в лучшем случае, когда данные надо только перенести в компьютер. В реальности же габариты и масса на неавтоматизированных складах не учитываются или учитываются так, что все придется перемерять, взвешивать (или искать массу на упаковке). Для этого придется искать товар на складе, что займет как минимум вдвое больше времени. Такая, казалось бы, рутинная операция «украдет» на запуске WMS человеко-год. Сколько сотрудников может выделить склад на этот год? В моей практике редкий начальник склада выделял больше двух работников. Значит, на операции понадобится полгода. Куда эти 6 месяцев спрятать в проекте, который, как заявляют поставщики систем, длится «всего» 3–4 месяца? Обычно поступают следующим образом. Справочники загружают из ERP или бухгалтерии, соответственно, только основную информацию, необходимую для идентификации товаров. Информация, которая нужна для управления товародвижением на складе, заносится уже в процессе работы. К счастью, хорошие системы справляются с недостатком описателей товаров, в них заложены механизмы подстановки параметров по умолчанию, и товар с неописанным объемом все-таки движется по складу, хотя качество управления им оставляет желать лучшего. Коммерческим складам в этом отношении еще сложнее, так как заранее описать товар клиента, который придет уже после автоматизации склада, невозможно.

Последовательная обработка процессов

Любая система состоит из связанных объектов и поддерживает некоторое количество связанных между собой процессов. Связи эти различны по направлению и силе, но в общем случае – это некая матрица. В ERP можно выделить отдельные «вертикальные» блоки, например, финансы, производство и т. п. и прорабатывать их во всех тонкостях поэтапно. Класс исполняющих систем, к которому относят WMS, имеет сильные связи «по горизонтали», вдоль основного бизнес-процесса. Приемка без хранения или отгрузка без приемки не нужны. Вертикальные же связи (по управлению) в WMS слабые. Второе основное отличие WMS от учетных систем состоит именно в этой сильной связанности элементов бизнес-процесса обработки грузопотока. Полностью законченное внедрение – это детальная проработка всей матрицы.

Ресурсы для этой проработки, как и любые другие ресурсы, тоже ограничены, поэтому параллельно обработать все не получится. Это значит, что придется прорабатывать последовательно, возможно в несколько итераций. При последовательной обработке необходимо правильно выбрать последовательность шагов. Если на проекте автоматизации склада выбрать «вертикальное» сканирование всего того, что надо спроектировать и запустить в эксплуатацию, то до тех пор, пока мы полностью не закончим процесс настройки системы, ни о каком запуске ее и речи быть не может. Будет ли этот запуск моментальным? Увы, нет. Это такая же попытка борьбы с переходным процессом путем повышения напряжения. Только теперь не относительно данных, а относительно настроек системы.

Изменение настроек

За время полной проработки проекта могут измениться нюансы бизнеса, и настройки необходимо будет изменить. Некоторые процессы, красивые на бумаге, и даже очень тщательно протестированные в лабораторных условиях поставщиком системы, могут оказаться на практике нежизнеспособными и требующими повторного проектирования. Получается, что переходный процесс неизбежен и с точки зрения настроек. Если на проекте автоматизации выбрать «горизонтальное» сканирование, то можно достаточно быстро спроектировать сквозной базовый процесс обработки грузопотока и приступить к его постепенному запуску на складе. Тогда мы получим более мелкие переходные процессы, в большинстве своем даже не заметные. Мы плавно наращиваем наше «напряжение», постепенно подготавливаем и осваиваем все больше настроек и вовлекаем в обработку все больший поток товаров. Это делает процесс запуска управляемым, ведь реакция системы на мелкие воздействия тоже ожидается небольшой, поэтому не так много ресурсов надо отвлекать на управление процессом.

WMS управляют людьми

Третьим основным отличием WMS от ERP является то, что корпоративные системы по определенным правилам с помощью человека управляют информационным обменом, а WMS как исполняющие системы в конечном счете управляют людьми!!! Из-за этого тоже возникают переходные процессы. Некоторые из них операционные, они и в полностью запущенной системе будут существовать, как например, время исполнения операции. Так как товар обрабатывается человеком, то скорость обработки становится величиной вероятностной. С точки зрения запуска нас больше интересуют другие переходные процессы, связанные с персоналом, как коллективные, так и индивидуальные. Каждого работника автоматизированного склада надо научить работать в системе. На это необходимо время. Обучение – сам по себе переходный процесс, но у него масса проблем, неприятных для тех, кто хотел бы иметь Большую Красную Кнопку. Люди запоминают только то, что активно применяют на практике, а раз система не запущена, практики нет.

Если вы готовите запуск как «день Х и время Ч», то это может настолько психологически угнетать персонал, что многие предпочтут пережить этот день где-нибудь в более спокойном месте и попросту уволятся. Придется срочно искать новых (задержка) и срочно их учить (еще задержка), а оставшиеся, не закрепляя полученные знания на практике, забывают все, чему их учили. Обучение управляющего персонала в WMS содержит коллективную составляющую переходного процесса. Склад – это, если хотите, оркестр. Дирижирует этим оркестром диспетчер склада. Что может сыграть коллектив неопытных исполнителей с начинающим дирижером? Запуск всего и сразу очень напоминает такой концерт. Не надо экспериментировать на клиентах склада. Лучше прорепетировать на небольшом объеме и с малым количеством исполнителей. Всегда можно будет сделать паузу и сразу разобраться с возникшими проблемами.

Параллельная обработка процессов

Рассматривая переходные процессы, связанные с человеческим фактором, нельзя не остановиться и на том, что WMS в большинстве процессов применяет параллельную обработку документов. Сложно себе представить, что несколько бухгалтеров одновременно откроют одну и ту же накладную и начнут ее проводить. В складской системе это в порядке вещей. Несколько человек параллельно принимают товар по одному и тому же документу, одновременно другие люди отвозят принятое в ячейки склада, третьи извлекают этот товар и отгружают его. При такой параллельной работе операции более мелкие, чем в учетных системах, и синхронизация их гораздо сложнее. В коде системы разработчики эти проблемы решили, но система-то, как мы уже говорили, управляет людьми. Для того чтобы этот механизм начал нормально функционировать, необходимо наработать некоторый опыт каждому человеку, вовлеченному в процесс, пройти период ошибок, выработать собственное понимание и «притереться». Еще один переходный процесс связан со стратегическими целями проекта и опытной эксплуатацией системы. Многие авторы публикаций призывают формулировать стратегические цели внедрения системы. Стратегические цели легко декларировать, но вот с их достижением возникает множество вопросов. Те цели, которых позволяют достигнуть заложенные в системы технологии, например, повышение точности, имеют сравнительно короткие переходные процессы. Как только люди научатся правильно работать, количество ошибок придет в норму.

А вот такие цели, как увеличение пропускной способности, оптимизация товародвижения потребуют достаточно серьезного приложения усилий. Для принятия управленческих решений потребуется сложная аналитика. Создать заранее инструмент, который позволит определять узкие места в вашем процессе, нельзя. Будет ли реинжениринг процессов перманентным или компания будет делать его отдельными итерациями, любом случае для принятия решения необходимо будет наработать какую-никакую статистику, после чего выбрать стратегию изменений, создать модель, разработать соответствующие отчеты. Все это требует времени. Как и отклик на оптимизирующие воздействия, и мониторинг этого отклика, и его анализ.

Борьба с переходными процессами

Бороться с переходными процессами путем отрицания их существования бессмысленно. Их необходимо учитывать при разработке методики и плана проекта. Частично снизить эффект переходных процессов можно путем параллельных работ и привлечением большего количества квалифицированных специалистов в проектные команды. Например, если на проекте от поставщика системы работают три человека, которые делятся приблизительно по тем факторам, которые мы определили: аналитик отвечает за подготовку данных, инженер – за настройки, тренер за персонал, то переходные процессы будут почти параллельными. Если же специалист «един в трех лицах», то все будет делаться последовательно. Трое – это необходимый минимум. Итак, исполняющие системы класса WMS объективно обладают ощутимыми переходными процессами, из-за которых запуск системы в эксплуатацию не может являться событием, а представляет собой процесс, по продолжительности сопоставимый с продолжительностью проекта. Мы рассмотрели основные составляющие причин этого переходного процесса: большой объем данных, связанность процессов, человеческий фактор. Все эти факторы взаимозависимы.

Чем больше размер склада, тем больше будет объем данных, сложность процессов и количество работников, следовательно, увеличивается трудоемкость внедрения на каждый квадратный метр склада. Игнорирование роста затрат на услуги внедрения может быть одной из причин низкой успешности внедрений именно на больших складах.

Автор: Дмитрий Перов Источник: www.wms-explorer.ru