26 февраля 2009 года в Киеве состоялся первый практический семинар, посвященный комплексному изучению систем управления складом (WMS). Информационными партнерами мероприятия выступили: журнал Logistics, информационно-аналитические порталы: www.trademaster.com.ua и www.L2B.ua. Во время семинара посетители приняли непосредственное участие в работе «склада»…

Оптимизация бизнес-процессов склада

В ходе семинара 45 участников обсуждали вопросы оптимизации бизнес-процессов склада. О том, как привести в порядок бизнес-процессы склада рассказал Валентин МАЕВСКИЙ – сертифицированный REFA тренер, директор «Логистической мастерской» Международного института бизнеса. В ходе своего выступления г-н Маевский раскрыл тему: «зачем, когда и как заниматься бизнес-процессами», предостерегая тех, кто планирует внедрение WMS, удержаться от двух крайностей:

  • надеяться на стандартизацию процессов во время внедрения;
  • построение максимально подробной модели работы склада в данный момент. Перенесение этой модели в новую организацию.

«Если на складе есть проблемы в организации работ – внедрение WMS возведет их в квадрат», — подчеркнул Валентин Маевский. По мнению эксперта, обязательным условием успешного проекта внедрения WMS является приведение в порядок процессов на складе: их описание и визуализация, а также оптимизация. Основными этапами внедрения процессного подхода к организации работы склада, по словам г-на Маевского, являются:

  • определение процессов, карты процессов;
  • документирование процессов;
  • определение показателей процессов;
  • внедрение процессов;
  • внедрение мониторинга и измерения процессов;
  • внедрение анализа и улучшения процессов.

С какой функции начать оптимизацию бизнес-процессов на складе? Валентин Маевский предлагает последовательно описывать и оптимизировать по две процедуры, связанные между собой:

  • брак и инвентаризация;
  • прием и размещение;
  • внутрискладские перемещения и, собственно, отбор;
  • упаковка и отгрузка. Параллельно – второстепенные процессы: сборка наборов и стикеровка, др.

В ходе выступления, г-н Маевский раскрыл основные причины, зачем необходима оптимизация бизнес-процессов склада:

  • чрезмерный бюрократизм;
  • локализация подразделений;
  • иерархическое мышление;
  • недостаточный поток информации;
  • неточное определение связующих звеньев;
  • стратегические цели предприятия не известны;
  • непрозрачные, запутанные процессы.

Как побороть «черные дыры» в работе склада?

Так назвал свое выступление консультант по оптимизации бизнес-процессов склада, коммерческий директор Quantum International – Алексей ГЛАДЫШЕВ. Эксперт раскрыл особенности организации работы предприятия, предлагая рассматривать последнее как процесс. Черные дыры, характеризующие результат типичных ошибок в работе склада, г-н Гладышев определили следующим образом. Типичные проблемы приемки товаров «всплывают» при:

  • проверке документов и целостности пломбы;
  • проверке правильности укладки ТМЦ;
  • проверке ТМЦ по количеству и качеству;
  • оформлении документов;
  • проверке кузова автомобилей и др.

Типичные проблемы при размещении товаров обусловлены:

  • доступом к зоне хранения сотрудников других участков склада;
  • отсутствием стратегии размещения;
  • отсутствием адресного хранения;
  • несоблюдением регламента (весогабаритные характеристики товаров, партии, серийные номера, «соседство» несовместимых товаров и т.п.).

Типичные проблемы комплектации заказов и отгрузки:

  • пересортица;
  • недогруз (отсутствие товара в местах подбора или хранения);
  • намеренное «довложение» продукции;
  • ошибки в отгрузочных документах;
  • недостаточный контроль выезжающего транспорта.

Все перечисленные проблемы наряду со сложностями инвентаризации, управления транспортом в складской зоне, воровством, а также неудовлетворительными условиями работы и недостаточной мотивацией персонала,вызывают необходимость внедрения на предприятии системы управления складом – WMS. Критериями выбора WMS, согласно практическому опыту Алексея Гладышева, являются:

  • наличие штата специализированных сотрудников в стране деятельности;
  • наличие положительных отзывов клиентов в стране присутствия;
  • наличие имиджевых клиентов;
  • целевые группы и отрасли реализованных проектов;
  • возраст решения и динамика развития системы;
  • срок возврата инвестиций;
  • адаптируемость и масштабируемость;
  • плановые сроки внедрения.

WMS – риски и ошибки.

Подготовка к внедрению – от «AS IS» к «TO BE…». Анализ бизнес-процессов и начало внедрения Андрей ОРЕХОВ, эксперт в области автоматизации предприятия, технический директор компании Lux Logistic Service, поделился опытом внедрения WMS на складе логистического оператора. WMS, по мнению г-на Орехова, — ни что иное, как программа управления складом, предназначенная для автоматизации большинства складских процессов и минимизации возможных ошибок по причине «человеческого фактора». Основная задача WMS, как отметил Андрей Орехов, — актуально поддерживаемое адресное хранение. С применением системы управления складом в любой момент времени можно точно сказать, в какой именно ячейке находится товар с теми или иными свойствами. Однако, продолжая тему предыдущих докладчиков, эксперт подтверждает, что WMS – является лишь инструментом, помогающим улучшить работу склада. Без предварительной подготовки основных бизнес-процессов и «изменения сознания» работников склада внедрение WMS – бессмысленно. Основные факторы рисков при внедрении WMS, по мнению г-на Орехова: — неправильные цели внедрения; — невозможность изменения существующих бизнес-процессов; — некомпетентность рабочей группы. Основные ошибки при внедрении WMS: — бизнес-процессы не описаны и не регламентированы; — отсутствует статистическая информация (некорректные справочники); — отсутствие качественного обмена данными с учетной системой компании.

Быстрая оценка возврата инвестиций (ROI) в комплексный проект внедрения WMS

В завершающей части семинара Андрей ГРИГОРЬЕВ, эксперт по WMS (Украина, Россия, Польша), генеральный директор Quantum International, выступил с докладом на особенно животрепещущую тему в изменившихся экономических условиях. Как рассчитать возврат инвестиций? Кого привлечь к процессу расчета? Какие показатели необходимо учесть при расчете? В качестве базовых данных для расчета ROI г-н Григорьев рекомендует использовать следующие показатели: 1. Совокупные расходы на автоматизацию склада: — «СИСТЕМА»: совокупная стоимость лицензий WMS, комплексных услуг по внедрению, содержанию системы, операционных издержек консультантов по внедрению. — «ОБОРУДОВАНИЕ»: совокупная стоимость периферийного оборудования, лицензий других производителей, а также других услуг и работ, связанных с приведением в действие инфраструктуры склада к работе с системой. — «ВНЕДРЯТЬ БУДЕМ ВМЕСТЕ»: совокупная стоимость вовлечения персональных ресурсов в процесс автоматизации. 2. Показатели деятельности складской логистики:

  • общие финансовые показатели компании;
  • ошибки склада;
  • товароматериальные запасы склада;
  • занимаемые складские площади;
  • складской персонал.

Все перечисленные показатели раскладываются на группы, что дает возможность подсчитать их в денежном измерении. 3. Показатели эффективности автоматизации склада:

 

  • улучшение качества информации о товароматериальных запасах и их локализации;
  • уменьшение товароматериальных запасов на складе;
  • редукция складских площадей, эффект уплотнения;
  • увеличение производительности труда складского персонала;
  • увеличение точности складских операций;
  • редукция ошибок;
  • уменьшение количества возвратов и штрафов;
  • рост продаж.

Если все перечисленные показатели будут корректно рассчитаны и учтены, возврат инвестиций в комплексный проект внедрения WMS, по мнению Андрея Григорьева, будет рассчитан максимально точно. Тогда же будет проще ответить на вопрос «внедрять WMS или не внедрять», а также обосновать высшему руководству компании целесообразность инвестиций в IT-решения для улучшения работы склада.

Как выбрать и подготовить персонал к внедрению WMS

Когда выбрана система управления складом, возникает вопрос: Кто должен быть в команде внедрения? Подписан договор на внедрение: Какова роль каждого члена команды? На этом этапе необходимо формирование команды внедрения, — считает Максим КОВАЛЬЧУК, руководитель группы обучения работе с WMS компании Quantum International. Идеальный состав команды внедрения, по мнению г-на Ковальчука, выглядит так:

  • Координатор проекта (5 %)
  • Руководитель проекта (50-100 %)
  • Функциональные эксперты (20 %)
  • Бизнес-аналитики (20 %)
  • Системный аналитик (100 %)

*В скобочках приведена степень занятости каждого члена команды в проекте внедрения (% рабочего времени). В ходе семинара Максим Ковальчук рассказал участникам о функциях, роли и требованиях к каждому из членов команды внедрения, а также наиболее подходящих сотрудниках для выполнения каждой из ролей. Формирование команды внедрения WMS состоит из нескольких этапов: ШАГ 1: Среди всех сотрудников определить подходящие кандидатуры. ШАГ 2: Провести оценку занятости каждого «кандидата». ШАГ 3: Если на предприятии не выявлено кандидата на роли Бизнес-аналитика, Системного аналитика, Руководителя проекта, то необходимо выполнить поиск за пределами компании. ШАГ 4: Разработать мотивацию сотрудников за выполнение работ, предусмотренных основными должностными обязанностями. ШАГ 5: Состав команды закрепить приказом руководителя предприятия. Рекомендации от Quantum International по позиции «Руководитель проекта»:

  • Не привлекать руководителя проекта внедрения WMS со стороны
  • Руководитель проекта должен быть сотрудником, работающим в компании более полугода
  • Не менять руководителя проекта после начала проекта без особой надобности
  • Руководитель проекта должен быть вовлечен в проект на 50-100 % рабочего времени

Отдельный пункт в ходе обсуждения был посвящен подготовке к обучению работе с WMS, ходу обучения и тестированию уровня подготовки сотрудников склада к работе с WMS. *** Активное участие посетителей семинара в обсуждении, дискуссии и совместный поиск решений определенных задач, возникающих в работе склада, сделали семинар настоящим клубом экспертов в области складской логистики. По вопросам получения дополнительной информации по итогам семинара обращайтесь к Галине Потапчук – gp@quantum-int.com.ua или + 38 (044) 383 30 84. Фотографии с семинара можно посмотреть на нашем сайтеwww.qguar.com.ua в разделе «ФОТОАЛЬБОМ»