Как подготовиться к внедрению WMS. 7 советов «С чего начать?»

Догонять тех, кто впереди, и не ждать тех, кто позади Опыт развития локальных розничных сетей в Европе показывает: те компании, которые раньше всех задумались о сокращении издержек в цепочке поставок, сегодня занимают лидирующие позиции. Что уж говорить о тех ритейлерах, которые признаны «мировыми лидерами». IT-решения на современный предприятиях – объективная необходимость. И сегодня она ближе, чем когда-либо…

Ваш бизнес успешно растет и развивается, и вы серьезно задумались об оптимизации бизнес-процессов на предприятии. Сотрудники уже не так быстро и качественно справляются с объемами работ по складу, а издержки растут. Итак, вашему предприятию необходимо внедрить автоматизированную систему управления работой склада (WMS), и важной задачей теперь является грамотно выдержать процедуры предпроектного этапа. Многолетний опыт работы наших специалистов с объектами различной сложности позволяет выделить общие рекомендации по подготовке к внедрению WMS.

7 основ подготовки к внедрению WMS

1. «Учиться, учиться, учиться». Итак, решение о необходимости внедрения уже принято. Перед тем, как понять, какую систему выбрать и с кем из поставщиков вступить в партнерство (ведь WMS на складе – это процесс длительного и тесного сотрудничества с исполнителем проекта), ознакомьтесь со всей доступной информацией о WMS, пообщайтесь с теми, у кого уже есть опыт внедрения, посетите все возможные форумы по теме и т.п.

2. «Будущее нельзя предвидеть, но можно изобрести». Создайте детальную модель работы вашего склада. Пусть она отображает ваше виденье идеального построения складских бизнес-процессов. Тогда вы поймете, что именно хотите получить в результате внедрения WMS (даже без глубоких познаний в области IT-решений). Ответьте себе на несколько принципиальных вопросов: какие трудности в работе склада должны быть разрешены с помощью системы; с чем на вашем складе лучше всего справится человек, а что лучше вверить WMS. Детализируйте процессы, записывая каждый из них в виде алгоритма (так, как вы это видите и понимаете). Все это за вас может сделать и поставщик, но вы рискуете, что он будет пытаться «поломать» привычные для вас бизнес-процессы, и не факт, что это будет лучшее решение. Хотя не игнорируйте опыт, годами накапливаемый в WMS-системах, которые давно и успешно работают на рынке.

3. «Слишком светлое будущее не всегда практично». Составьте объективные (!) требования к работе склада, которые нужны вам сегодня. Не требуйте от WMS сообщать вам прогноз погоды или готовить завтрак складскому персоналу. Но детально запишите необходимые вам показатели производительности склада – скорости приемки, комплектовки, отгрузки и т.п. Сейчас вы формируете задание для своего поставщика, поэтому посоветуйтесь с вашими коллегами (особенно теми, кто хорошо знает недостатки и преимущества работы вашего склада), ведь все мы люди – нам иногда свойственно забывать и ошибаться. Отложите результаты проделанной вами работы на какое-то время, пока не сможете сами увидеть проект «свежим» взглядом. Мысленно пройдитесь по складу и проверьте все ли учтено, все ли из того, что вы задумали, реально необходимо и выполнимо.

4. «Бюджет – математическое подтверждение ваших подозрений».Предварительно определитесь, сколько вы готовы потратить на WMS. Подсчитайте ваши потери от ошибок, которые происходят на складе. Изучите материалы, в которых указана реальная стоимость проектов для предприятий вашего сегмента. Детально бюджет обсуждается уже с поставщиком.

5. Предвыборная «компания». Настал ответственный момент выбора поставщика WMS-решения. Первое, с чего стоит начать, — просмотр сайтов и печатных материалов. Сверьте свои требования к системе с тем, что предлагают поставщики. Просмотрите перечень реализованных проектов, особенно в Украине (или странах с подобным менталитетом и динамикой развития), особенно для предприятий вашей сферы. Обратитесь к нескольким из них с запросом, содержащим краткое описание техусловий предстоящего проекта. И ждите предложений…

6. Выделить существенное. Вам предстоит период презентаций ваших потенциальных партнеров по WMS. Кроме, собственно, презентации компании, специалистов и самого ПО, которые вам предоставят, постарайтесь получить детальную информацию о реализованных проектах, опыте работы с компаниями вашего сегмента, опыте внедрений в целом (опытный срок эксплуатации WMS-решения должен быть не менее 3-5 лет). В ходе (и после) презентации постарайтесь дать себе ответ на следующие вопросы: уровень профессионализма потенциального исполнителя, количественный и качественный состав клиентов, с какими поставщиками оборудования работает компания, какие позиции занимает на рынке, а также: какие задачи решает именно этот WMS. После презентаций вы должны получить предварительный ответ по стоимости проекта.

7. «Из двух зол выбирай печеную картошку». Определите, соответствует ли подготовленный поставщиком проект вашим требованиям. Насколько точно исполнитель смог передать бизнес-модель работы вашего склада, предложил ли свой вариант решения неучтенных вами задач, обосновал ли, почему предлагается именно такая логика построения системы, и наконец, прочувствовал ли узкие места и специфичные характеристики склада, которые не видны на первый взгляд. Внедрение – это, в первую очередь люди. Практика показывает, что при выборе поставщика доверяют его двум основным «характеристикам» – опыту системы и опыту специалистов. Немаловажный фактор – комфортно ли работать с командой исполнителя (легко ли договориться, можно ли доверять, владеет ли необходимыми знаниями, может ли донести их до ваших сотрудников и т.п.). Учитывая то, что проектная группа, а это, как правило, внедренцы, будет находиться у вас постоянно до и во время внедрения, еще на этапе составления предпроекта вы должны понять, где-то, интуитивно почувствовать, хотите ли работать с этими людьми дальше. Следующий шаг – непосредственно доработка и детализация проекта, и само внедрение… Мы всегда рады предоставить вам консультацию по WMS-решениям в любом удобном режиме.

Советы по внедрению WMS – мнение Заказчика Андрей ОРЕХОВ, директор компании Lux Logistic Service

Начинать внедрение необходимо с постановки целей и сроков, чтобы в дальнейшем не возникало проблем с управлением проектом. И лучше это делать поэтапно – внедрить базис, а потом уже «вешать бантики». Необходимо сформировать команду специалистов со своей стороны, которая совместно с командой внедренцев выкристаллизует то идеальное решение, которое силами только одной из команд недостижимо. Ну и само собой – держать руку на пульсе технологий, ведь каждый день добавляются новые технические возможности, и их нельзя упускать. В противном случае быть лучшим не получится.

Вначале важно построить модель основных бизнес-процессов склада AS IS («как есть»), определить моменты, которые требуют улучшения, и создать желаемую модель TO BE («как должно быть»). Теперь можно анализировать предлагаемое вам WMS-решение на выполнение всех элементов модели TO BE. И, конечно же, никто не отменял важность референс-визитов – посещение складов, где данная система установлена, и, по возможности, общение с теми, кто эту систему использует. Основные риски внедрения – неготовность высшего менеджмента к внедрению WMS на складах, отсутствие регламентированных бизнес-процессов, которые будут реализованы с помощью WMS. Ведь система управления складом – это не панацея – поставил ее, и склад работает на «отлично».

Также к рискам можно отнести слабую команду со стороны компании, внедряющей WMS-решение, и слабую команду собственных сотрудников. Человеческий фактор может погубить даже самое хорошее решение.

АВТОР: Андрей ГРИГОРЬЕВ, генеральный директор компании Quantum InternationalОпубликовано: журнал ProRetail, № 9 (12), сентябрь 2008 Узнать новости Quantum International О компании Quantum International Ознакомиться с портфолио проектов внедрения Quantum International Qguar WMS